絕大多數會計人員的職業生涯是從做出納開始的，費用報銷是出納工作中很重要的一項。費用報銷看起來簡單，但真要做起來門道卻不少。

如何讓費用報銷工作做到及時、高效、規范呢?下面幾點建議可供參考。

1、費用報銷制度條文要明細化

費用報銷要做到及時、規范、高效，最好制度先行，財務部要制定明確的規章制度。制度條文一定要做到足夠明細化，讓各種可能出現的報銷場景都有相應的約定。例如，員工出差有出差補貼，要計算補貼的天數，那么天數怎么算呢？

員工8月1日出差，8月2日回來，算一天還是算兩天?算頭不算尾的話，只需給一天的出差補貼。頭尾都算，就應給兩天的出差補貼。

特殊情況來了，員工結束出差，8月2日乘飛機抵達本地機場時是晚上11點，打出租車到家時是8月3日零點四十分。那么，公司計算出差補貼時，要不要多計一天呢?這就有爭議了。如果差旅費報銷制度能約定清楚，出差返回時間以抵達公司所在城市的時間為準，就不會有爭議了。

2、特殊事項要有替代方案

款付出去了，卻沒有發票，費用怎么報銷呢?很多會計人員常糾結于此。

例如，公司派遣工程人員到山區鋪設網絡，兩個月的時間吃住都在老鄉家。項目結束后，工程人員給了老鄉3000元作為酬謝，沒有發票，這筆費用該如何報銷呢?此時，會計人員若一味地強調憑票報銷，顯然不合理。

對此，有家公司就設計了替代方案。該公司按艱苦程度把出差地劃分為ABCD四類：A為一二線城市，B為三四線城市，C為五線以下城市及鄉鎮，D為農村、山區與其他艱苦地區。對出差到D類地區的，該公司實行差旅費包干制，給予出差人員更高的出差補貼。

3、新生事項預留例外通道

這里所說的新生事項，是指費用報銷制度中沒有約束，以前也沒有發生過的費用報銷事項。對于這樣的事項，財務部事先要考慮充分一些，預留出處理辦法，等到事情真的發生了，才不至于手足無措。

需要注意的是，新生事項有了處理先例后，財務部應總結規律，將處理辦法補充進費用報銷制度中。

4、培訓宣貫先行

費用報銷制度出臺后，不能一發文就了事，必須通過宣講、培訓將制度精神傳達給所有員工，并預留出制度實施的前置時間。

大企業一般會在新員工入職培訓時安排一門“員工如何報銷費用”的課程，這門課程會把財務部的要求以及有關發票的知識點告知員工，從而幫助員工正確認識企業的費用報銷制度。

例如，很多員工不清楚增值稅專用發票與普通發票的區別，不明白為什么財務部要求報銷人盡量索取增值稅專用發票，通過培訓，可讓員工充分了解增值稅專用發票是可以認證抵稅的。

另外，財務部要積極宣傳官方發布的各類財稅新政策、新法規，如建立公眾號推送相關解讀文章、拍短視頻介紹相關知識點，這些都是較好的宣傳手段。

5、找準審批關鍵節點

員工報銷費用時，往往要找多位領導審批，審批結束才能將報銷單據提交到財務部，由財務部安排打款。對于費用報銷的審批，不同的企業有不同的要求。企業規模越小，審批流程越簡單;規模越大，審批流程越復雜。

在一些大的集團公司，員工報銷一筆費用往往需要經過十多個領導審批。從內控角度來看，員工報銷小額費用，有三個人審批足可控制住風險了。為什么審批流程會如此煩瑣呢?這是值得我們深入思考的問題。

6、約定費用報銷時限

費用發生后，當事人應及時將費用發票提交到財務部申請報銷。一般來說，費用不宜跨年報銷。

維護費用報銷的時效性，一方面可以降低費用報銷的差錯率，另一方面也可以保證會計報表里成本費用入賬的及時性，進而避免會計信息失真。維護費用報銷的時效性，既需要報銷人及時報銷，也需要審批人盡快審批。

7、集中處理

費用報銷大都是小金額，但費用報銷的單據量卻是大批量。假設企業有上千名員工，費用發生后，如果員工隨時都能到財務部報銷，會計人員會苦不堪言。

我以前所在的公司就面臨這樣的問題。從周一到周五，從上午到下午，總有人過來報銷費用，財務部就像茶館一樣，不斷有人進進出出。這極大地影響了財務部開展其他工作。

后來有人提議，費用報銷集中在每周二、周五下午處理。經常報銷費用的員工，建議盡可能每月集中報銷一次。這個提議被采納后，財務部費用報銷工作的效率高了許多，也輕松了許多。

8、IT與人工智能替代

費用報銷審批工作量大、規則性強、控制節點少、執行簡單，這幾個特點很符合人工智能作業的要求。費用報銷前端的審批、中間的做賬、后端的打款，都可實現人工智能化處理。

一家企業的費用報銷量即便很大，涉及的類型也不會太多，費用報銷規則性強、重復、機械的特點特別適合IT數據化。大型集團公司如果建立了財務共享服務中心，再借助人工智能，費用報銷就可能做到由系統自動處理。這樣一來，費用報銷的工作量會大大減少。

例如，通過OA(辦公自動化)系統可在審批環節實現電子審批，把人跑路變成計算機跑路;在單據流轉環節可實現集中快遞至財務共享服務中心;在付款環節通過OA與網銀對接可實現批量轉款;在賬務處理環節能夠實現會計分錄系統化處理，從而替代手工錄入會計分錄。