前段時間，有個人問小助理：“有了電子發票，是不是以后就不用會計檔案?”對此，會計網今天就來給大家辯辯，看看會計檔案究竟重不重要?工作中該怎么處理?

　　一、會計檔案是什么?

　　會計檔案是指企業產生的能記錄或反映經濟業務事項具有保存價值的各種會計資料，一般包括以下四類：①會計憑證;②會計賬簿;③財務會計報告;④其他會計資料。

　　需要特別指出的是會計檔案是在會計活動中形成的，在編制時要與文書檔案(命令、指示、布告等)進行明確的區分。

　　回到文首的問題：“會計檔案會消失嗎?”

　　不會!因為它是一個企業的經營狀況最直接的反映，并記錄了各項經營活動產生的數據。隨著電子憑證的發展，會計檔案會逐漸實現電子化，但不會消失。

　　二、會計檔案的整理

　　既然會計檔案真實全面、反映業務，我們就需要將龐雜的資料按照一定的邏輯整理出來，這一過程的概括起來可以分為五步：

　　①分類：將收集到的會計資料按照憑證，賬簿，財務會計報告、其他四類分好。

　　②分年：再在四大類中，將各項資料依照時間順序按年度進行區分。

　　③編號：在完成年度區分后，按照一定的順序將資料排列，從“1”開始進行編號。

　　小貼士：如果企業僅有一個賬戶，可以按照時間順序排列。如果企業有多個賬戶的，可以先將不同的賬戶進行編號，之后再在各個賬戶中按照時間順序，進行流水編號。

　　④編目：為了方便日后的檢索，需要在最低一級的分類下，給每冊會計檔案編制目錄。我們也叫它“案卷名冊”，可以在大叔說會計回復【檔案】查看目錄項目和編制方法。

　　此外該目錄應該一式四份，一份由企業的會計部門保管，剩余三份應在會計檔案移時一并交給檔案管理部門。

　　⑤入庫：將編制好的會計檔案四大類從上到下排列，在每層上按時間順序從左到右排列好，至此便完成了會計檔案的整理過程。

　　三、會計檔案的移交

　　會計檔案并不是一直由公司的會計管理部門保管。在會計年年度終了后，當年的會計檔案可以由企業的會計管理部門保管一年，一年之后再移交給檔案管理部門保管。在臨時保管期間，出納人員不能兼管會計檔案。

　　一年后會計管理部門在進行會計檔案移交時，需要編制會計檔案移交清冊，將該清冊與會計檔案一并移交給檔案管理部門。紙質會計檔案應保持原來的封裝;電子會計檔案移交時應將電子會計檔案和源數據一起移交。

　　檔案管理部門在交接時，應該按照會計檔案移交清冊仔細核對交接，并檢查會計檔案的質量。雙方確認后，才能在會計檔案移交清冊上簽字蓋章。該清冊應一式兩份，由會計管理部門和檔案管理部門各自保存。

　　倘若因為工作原因不能及時進行會計檔案移交的，會計管理部門要先征得檔案管理部門的同意，待其同意后可以繼續保管會計檔案，最長時限不得超過三年。

　　本文為大叔說會計原創首發，作者：Fiona。如需引用或轉載，請留言授權，并務必在文首注明以上信息。違者將被依法追究法律責任!@大叔說會計 保留所有權利。